Przedsiębiorca sprzedający towary lub usługi na rzecz osób prywatnych – fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, zmuszony jest do ewidencjonowania tego typu transakcji za pomocą specjalnej kasy rejestrującej, czyli kasy fiskalnej. Co jednak w sytuacji, gdy dojdzie do pomyłki w ewidencji lub gdy klient zwróci towar, a przedsiębiorca będzie musiał oddać mu w zamian pieniądze? W takiej sytuacji powinna zostać wykonana odpowiednia korekta. Niestety kasy fiskalne nie pozwalają na wprowadzanie korekt. W tym celu tworzona jest ewidencja korekt, czyli osobny dokument, w którym uwzględniane są wszelkie zwroty i pomyłki w ewidencjonowaniu transakcji sprzedaży.
Czy ewidencja korekt może być prowadzona online?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie ma żadnych większych ograniczeń w prowadzeniu księgowości internetowej, a zatem prowadzenie dokumentacji w postaci ewidencjonowania korekt online, jest możliwe i w stu procentach legalne. Wystarczy zaopatrzyć się w oprogramowanie księgowe, które będzie zawierało odpowiednią zakładkę z ewidencją korekt. Korzystając z usług księgowości online, można również zlecić prowadzenia takiej dodatkowej ewidencji i tym sposobem uniknąć konieczności samodzielnego wprowadzania wszelkich zwrotów i ewentualnych pomyłek przy ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Oczywiście taka usługa to dodatkowy koszt, dlatego drobni przedsiębiorcy zwykle korzystają z wygodnego w obsłudze oprogramowania, gdzie występuje ewidencja korekt – wystarczy ją regularnie uzupełniać.
Co powinno znaleźć się w ewidencji korekt?
W ewidencji obowiązkowo umieszcza się datę dokonania sprzedaży, nazwę sprzedanego towaru lub usługi, tak by można go było łatwo zidentyfikować – można również umieścić jego dodatkowy opis. Poza tym w ewidencji powinna zaleźć się również informacja o terminie dokonania zwrotu lub złożenia reklamacji przez klienta, powinna być podana kwota zwrotu brutto i odpowiadający wartości tej kwoty podatek. W dokumentacji powinien pojawić się również dowód sprzedaży i dowód potwierdzający dokonanie reklamacji.